İş akışı, asistan ve CLM: hangisi neyi yapar
Bu üçü sık sık aynı toplantıda, aynı bütçe satırında ve aynı cümlede geçiyor. Üçü de gerçek, üçü de gerekli olabilir ve hiçbiri diğerinin yerine geçmiyor. Aşağıdaki tablo LEXSAS’ın nerede durduğunu göstermek için var, ama daha çok kendi ekibinizde hangisinin eksik olduğunu görmek için.
Bu üçünden birini satıyorum, o yüzden aşağıyı bunu bilerek okuyun.
Yapay zeka asistanı cevap verir
Bir kişiye, bir soru sorduğunda cevap veren araç. Harvey, CoCounsel, Lexis+ with Protégé, Legora, vLex Vincent; Türkiye’de Jupytr, LegalEngine, SmartHukuk. Güçlü olduğu yer bilgi: geniş kaynak, hızlı arama, iyi taslak. Yapmadığı şey, o cevabın kimin önüne gittiğini, kimin onayladığını ve altı ay sonra kimin gösterebileceğini yönetmek. Asistan bir kişiye çalışır; süreç yönetmez.
Doğru cevap olduğu yer belli: darboğaz, boş bir sayfanın ya da tanımadığı bir alanın karşısındaki avukatsa. Yanlış cevap olduğu yer de belli: darboğaz, talebin sahibinin kim olduğunu kimsenin bilmemesiyse.
Sözleşme yönetimi sözleşmeyi tutar
Sözleşmenin talepten imzaya, imzadan yenilemeye kadarki hayatını tutan sistem. Ironclad, DocuSign CLM, Icertis, Agiloft, Sirion, Juro, LinkSquares. Güçlü olduğu yer depo ve döngü: nerede, hangi sürüm, hangi tarihte yenilenecek. Asıl işi sözleşme dışındaki işleri taşımak değildir: bir uyar-kaldır bildirimi, bir ilgili kişi başvurusu ya da bir araştırma sorusu, bazı ürünler genel hukuki talepler için kurulabilse de, genellikle sözleşme yönetimi sistemine girmez.
Sorun sözleşmeleri bir portföy olarak yönetmekse, yani yenilemeler, yükümlülükler ve imzalı sürümün nerede olduğuysa, doğru cevap budur. Sorun sözleşme olmayan her şeyin kuyruğuysa değildir.
İş akışı dosyayı taşır
Bir işin baştan sona kimin elinden geçtiğini tanımlayan ve kaydeden şey. LEXSAS’ın kurduğu bu. Kendi başına bir bilgi kaynağı değildir ve bir depo değildir; asistanı ve sözleşme yönetimi sistemini araç olarak kullanabilir. Ayırt edici özelliği, sonunda kimin neye, ne zaman, hangi yetkiyle karar verdiğini gösteren bir kayıt bırakmasıdır.
Sorun taslak ya da depo değil de devir teslimse, yani kimin neye göre karar verdiği ve bunun sonradan gösterilip gösterilemeyeceğiyse, doğru cevap budur. İhtiyacınız bir veri tabanı ya da daha iyi bir taslaksa değildir; bunu kapsam görüşmesinde söylerim.
Hücre hücre karşılaştırma
| Boyut | Yapay zeka asistanı | Sözleşme yönetimi | LEXSAS iş akışı |
|---|---|---|---|
| Ne olduğu | İstek üzerine cevap ve taslak üreten araç | Sözleşmeler için kayıt sistemi | Bir işin geçtiği yolun adlandırılmış aşamalar hâlinde çizilmesi |
| İş birimi ve kapsamı | Oturum başına tek kişi; kullanıcının sorabildiği her konuda bir soru ya da görev | Sözleşme süreci | Bir iş ve o işi yürüten ekip; gelişinden kapanışına kadar, önce tanımlanmış tek bir iş türü, sonra ikincisi |
| Ne tutar, ne üretir | Oturum ve giderek bir çalışma alanı; cevap ya da taslak | Sözleşmeler, üst verileri, onayları ve süreleri | Adı konmuş dosya, çıktı, yazılı yetki çerçevesi ve çalıştırma kaydı |
| Ajanın sınırı | Ürünün sunduğu ayarlar ve o oturumdaki kullanıcının tercihleri | Sözleşmeye ilişkin rol ve yetki matrisi ile onay zinciri | Çalıştırmadan önce mutabık kalınan yazılı yetki çerçevesi: neyi okuyabilir, tutabilir ve yapabilir; üçü ayrı |
| İnsan onayı | Çıktıyı kullanmayı seçen kişi ne yapacağına karar verir | Sözleşmeye özgü imza ve onay süreci; onay zincirinde adı konan kişi | Zorunlu aşama; pilot başlamadan önce gözden geçiren olarak adı konmuş bir avukat |
| Kayıt | Çıktı ve ürüne bağlı olarak oturum geçmişi ile kayıtlar | Sözleşme geçmişi, sürümleri ve onay izi | Her çalıştırma: ne çalıştı, hangi kaynak ve modelle, hangi yetki sürümü altında, neye karar verildi, ne zaman ve kim imzaladı |
| Model değiştiğinde | Modeli sağlayıcı değiştirir; kullanıcı çoğu zaman sonradan öğrenir | Bu kategorinin kapsamı dışında | Her model değişikliği, komut düzenlemesi ve entegrasyon güncellemesi sahibi belli bir değişiklik kapısından geçer; altın set geçmeden yayına çıkmaz |
| Nerede çalışır | Sağlayıcının ortamında, ürünün sunduğu bölgede | Sağlayıcının ortamında | Kurumun ortamı ya da seçtiği bölge için tasarlanır; her çalışmada teyit edilir |
| Çıkışta ne kalır | Ürüne bağlı; içerik kalır, akış kalmaz | Sözleşme verisi | Tanım, yetki çerçevesi, rehber, altın set ve kayıtlar |
| Türkiye tarafı | Ürüne göre değişir | Genellikle bu kategorinin kapsamı dışında | UYAP, UETS, KEP ve e-imza akışın içinde |
| Alım ve fiyat mantığı | Çoğunlukla kullanıcı başına lisansla alınır | Sistem olarak alınır; sözleşme hacmi ya da kullanıcıya göre fiyatlanır | Ekiple tasarlanır ve ekipte kalır; kapsam tek akış ve tek ölçüttür |
| LEXSAS nerede durur | Yanında. Akış asistanı çağırabilir; kapı onun ardından gelir | Üzerinde. Akış, sistemi sözleşmenin tutulduğu yer olarak kullanır | LEXSAS’ın tasarladığı budur |
| Asıl işi olmayan | Ekibin iş kuyruğunu üstlenmek ya da dosyanın karar kaydını tutmak | Sözleşme dışındaki işleri taşımak; bazıları genel hukuki talepler için de kurulabilir | İyi bir asistandan daha iyi taslak üretmek ya da sözleşmeleri bir CLM’den daha iyi saklamak |
Bu tablodaki her hücreyi kendi kurduğum iş akışları hakkında savunabilirim. Asistanlar ve sözleşme yönetimi sistemleri hakkındaki satırlar, o kategorilerin ne için var olduğunu anlatır; belirli bir ürünün sınavı değildir. LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz.
Bir ekip neden üçüne birden sahip oluyor
Uygulamada çoğu departmanda bir asistan ve bir sözleşme yönetimi sistemi zaten var; eksik olan ikisinin arasındaki yol. Asistan bir taslak üretir, sistem imzalı sürümü saklar ve ortadaki kararı kimin verdiğini kimse söyleyemez.
Bu tablonun en çok yanlış okunan satırı Türkiye tarafı satırı. Bir asistanın UYAP tarafını desteklememesi bir kusur değil; asistan zaten oraya bakmıyor. Kusur, bir ekibin UYAP bildirimini, KEP yazışmasını ve asistandan gelen taslağı üç ayrı yerde tutup, üçünü birleştiren tek şeyin bir kişinin hafızası olması.
Dürüst başarısızlık hâli
İş akışı tasarlanmış bir şeydir, yani bakımı gerekir. Her model değişikliği, her komut düzenlemesi ve her entegrasyon güncellemesi bir kapıdan geçmek zorundadır ve bu kapının bir sahibi olmalıdır.
Lisans isteyip bakım istemeyen ekipler lisans almalı. Bunu pilottan sonra değil önce söylüyorum, çünkü hevesin bakım aşamasında bittiğini yeterince gördüm.
Üç soru, kısa cevaplarıyla
Bir kişinin sorduğu soruya cevap ya da taslak üreten araç. Lisansı çoğunlukla kullanıcı başına alınır ve çıktının ne olacağına o oturumdaki kişi karar verir. Aynı ekipteki üç kişi aynı asistanı üç ayrı biçimde kullanabilir; bu bir kusur değil, kategorinin tanımı.
Sözleşmeleri ve onların onay, imza ve yenileme geçmişini tutan sistem. Cevapladığı soru dardır ve nettir: hangi sürüm, nerede, hangi tarihte yenilenecek. Sözleşme olmayan işler, bazı ürünler genel hukuki talepler için kurulabilse de, genellikle oraya girmez; o yüzden bir uyum kuyruğunu ölçmenin yolu değildir.
Bir işin geçtiği yolun adlandırılmış aşamalar hâlinde çizilmesi; her aşamanın bir sahibi, bir süresi, ajan için yazılı bir yetki çerçevesi ve bir kaydı olması. LEXSAS’ın tasarladığı bu. Asistan da sözleşme sistemi de bu yolun üzerindeki araçlardır, yolun kendisi değil.
Elinizde asistan varsa iş akışı onu araç olarak kullanır; sözleşme yönetimi sisteminiz varsa akış onun üzerine oturur. İkisi de yoksa akış yine çalışır ve ürettiği her şeyi dışa aktarabilirsiniz. Menüden önce yöntemi görmek isterseniz çalışma standardı, akışların kendisi için sekiz iş akışı, terimler için sözlük. İletişime geçin