İş akışı, asistan ve CLM farkı

Yapay zeka asistanı cevap verir

Bir kişiye, bir soru sorduğunda cevap veren araç. Harvey, CoCounsel, Lexis+ with Protégé, Legora, vLex Vincent; Türkiye’de Jupytr, LegalEngine, SmartHukuk. Güçlü olduğu yer bilgi: geniş kaynak, hızlı arama, iyi taslak. Yapmadığı şey, o cevabın kimin önüne gittiğini, kimin onayladığını ve altı ay sonra kimin gösterebileceğini yönetmek. Asistan bir kişiye çalışır; süreç yönetmez.

Doğru cevap olduğu yer belli: darboğaz, boş bir sayfanın ya da tanımadığı bir alanın karşısındaki avukatsa. Yanlış cevap olduğu yer de belli: darboğaz, talebin sahibinin kim olduğunu kimsenin bilmemesiyse.

Sözleşme yönetimi sözleşmeyi tutar

Sözleşmenin talepten imzaya, imzadan yenilemeye kadarki hayatını tutan sistem. Ironclad, DocuSign CLM, Icertis, Agiloft, Sirion, Juro, LinkSquares. Güçlü olduğu yer depo ve döngü: nerede, hangi sürüm, hangi tarihte yenilenecek. Yapmadığı şey, sözleşme dışındaki işleri taşımak: bir uyar-kaldır bildirimi, bir ilgili kişi başvurusu ya da bir araştırma sorusu sözleşme yönetimi sistemine girmez.

Sorun sözleşmeleri bir portföy olarak yönetmekse, yani yenilemeler, yükümlülükler ve imzalı sürümün nerede olduğuysa, doğru cevap budur. Sorun sözleşme olmayan her şeyin kuyruğuysa değildir.

İş akışı dosyayı taşır

Bir işin baştan sona kimin elinden geçtiğini tanımlayan ve kaydeden şey. LEXSAS’ın kurduğu bu. Kendi başına bir bilgi kaynağı değildir ve bir depo değildir; asistanı ve sözleşme yönetimi sistemini araç olarak kullanabilir. Ayırt edici özelliği, sonunda kimin neye, ne zaman, hangi yetkiyle karar verdiğini gösteren bir kayıt bırakmasıdır.

Sorun taslak ya da depo değil de devir teslimse, yani kimin neye göre karar verdiği ve bunun sonradan gösterilip gösterilemeyeceğiyse, doğru cevap budur. İhtiyacınız bir veri tabanı ya da daha iyi bir taslaksa değildir, ve bunu kapsam görüşmesinde söylerim.

Hücre hücre karşılaştırma

	Yapay zeka asistanı	Sözleşme yönetimi	LEXSAS iş akışı
Kime çalışır	Tek kişiye, oturum başına	Sözleşme sürecine	Bir işe ve o işi yürüten ekibe
Kapsadığı iş	Soru sorulabilen her şey	Sözleşmeler	Tanımlanmış tek bir iş türü, sonra ikincisi
Ne üretir	Cevap ya da taslak	Kayıtlı sözleşme ve süreleri	Adı konmuş dosya, çıktı ve çalıştırma kaydı
Ajanın sınırı	Ürünün sunduğu ayarlar	Rol ve yetki matrisi	Yazılı yetki çerçevesi: okur, tutar, yapar; üçü ayrı
İnsan onayı	Kullanıcının kendi tercihi	İmza ve onay akışı, sözleşmeye özgü	Akışın zorunlu bir aşaması, adı belli bir avukat
Kayıt	Oturum geçmişi, ürüne bağlı	Sözleşme geçmişi ve sürümler	Her çalıştırma için kaynak, model sürümü, yetki sürümü, karar ve imza
Model değiştiğinde	Sağlayıcı değiştirir, kullanıcı çoğu zaman sonradan öğrenir	Kapsam dışı	Değişiklik kapısı: altın set yeniden çalışır, geçmezse yayına çıkmaz
Nerede çalışır	Sağlayıcının ortamında, ürünün sunduğu bölgede	Sağlayıcının ortamında	Kurumun kendi ortamında, kurumun seçtiği bölgede
Çıkışta ne kalır	Ürüne bağlı; genellikle içerik kalır, akış kalmaz	Sözleşme verisi	İş akışı tanımı, yetki çerçevesi, inceleme rehberi, altın set, kayıtlar
Türkiye tarafı	Ürüne göre değişir	Genellikle kapsam dışı	UYAP, UETS, KEP, e-imza ve resmî karar bankaları akışın içinde tanımlanır
Fiyat mantığı	Kullanıcı başına lisans	Sözleşme hacmi ya da kullanıcı	Kapsam: tek akış, tek ölçüt

Bu tablodaki her hücreyi kendi kurduğum iş akışları hakkında savunabilirim. Asistanlar ve sözleşme yönetimi sistemleri hakkındaki satırlar, o kategorilerin ne için var olduğunu anlatır; belirli bir ürünün sınavı değildir. LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz.

Bir ekip neden üçüne birden sahip oluyor

Uygulamada çoğu departmanda bir asistan ve bir sözleşme yönetimi sistemi zaten var; eksik olan ikisinin arasındaki yol. Asistan bir taslak üretir, sistem imzalı sürümü saklar ve ortadaki kararı kimin verdiğini kimse söyleyemez.

Bu tablonun en çok yanlış okunan satırı Türkiye tarafı satırı. Bir asistanın UYAP tarafını desteklememesi bir kusur değil; asistan zaten oraya bakmıyor. Kusur, bir ekibin UYAP bildirimini, KEP yazışmasını ve asistandan gelen taslağı üç ayrı yerde tutup, üçünü birleştiren tek şeyin bir kişinin hafızası olması.

Dürüst başarısızlık hâli

İş akışı tasarlanmış bir şeydir, yani bakımı gerekir. Her model değişikliği, her komut düzenlemesi ve her entegrasyon güncellemesi bir kapıdan geçmek zorundadır ve bu kapının bir sahibi olmalıdır.

Lisans isteyip bakım istemeyen ekipler lisans almalı. Bunu pilottan sonra değil önce söylüyorum, çünkü hevesin bakım aşamasında bittiğini yeterince gördüm.

Üç tanım, üç soru