Dosya açılışı ve iş kapsamı
Talimat yazıya geçer, çıkar çatışması taranır ve kararı bir insan verir; kapsam ve avukatlık sözleşmesi, dosya açılmadan önce ortak tarafından imzalanır ve müvekkil tarafından onaylanır.
Talimattan kapsamı belirlenmiş dosyaya, ilk saat yazılmadan.
Kimin için
Yeni işin telefonu kim açtıysa ona geldiği ve kapsamın sonradan kimsenin bulamadığı bir e-postada kararlaştırıldığı bürolara. Yeni iş düzensiz geliyorsa ve kapsam tartışması üçüncü ayda çıkıyorsa, kazanç buradadır.
Kazanç ilk saatte değil, üçüncü ayda görünür: kapsam yazılı olduğu için tartışma olmaz.
Tetikleyici
Bir müvekkilden gelen yeni bir talimat, bir tavsiye üzerine gelen yeni bir iş ya da mevcut bir müvekkilden gelen yeni bir konu. Hangisi olursa olsun aynı kapıdan girer: bir talimat, tarihi ve kimden geldiği yazılı bir kayda dönüşmeden dosya açılmaz.
Aşamalar
Talimat kaydı
Talimat, geldiği kanal ve tarihiyle birlikte kaydedilir. Taraflar ve konu ilk alanlara yazılır.
Çıkar çatışması taraması
Tarama, büronun kendi dosya ve taraf listelerinde çalışır. Sorgusu ve sonucu olduğu gibi kaydedilir.
Ortak kararı
Tarama sonucu, çıkar çatışması kontrolünü sonuçlandırma yetkisi olan kişinin önüne gider. Kararı o verir ve karar adıyla kaydedilir.
Kapsam ve aşama tanımı
Aşamalar, varsayımlar ve bütçe adlandırılır. Kapsam dışında kalanlar da yazılır.
Avukatlık sözleşmesi taslağı
Sözleşme, büronun kendi şablonlarından kurulur. Şablon dışına çıkan her madde işaretlenir.
Ortak imzası ve müvekkil onayı
Ortak sözleşmeyi imzalar, müvekkile gider ve onayı zamanıyla kaydedilir.
Dosya açılışı
Dosya, aşamaları ve bütçesi yerinde olarak açılır. İlk saat bundan sonra yazılır.
Ajan neyi okuyabilir, neyi tutabilir, ne yapabilir
| Okuyabildiği | Talimat metni. Büronun müvekkil ve dosya veri tabanı, taraf listeleri. Avukatlık sözleşmesi şablonları. Büronun kendi kapsam emsalleri. |
|---|---|
| Tutabildiği | Kapsamı, varsayımları ve tarama sorgusunu, kararlaştırılan saklama süresi boyunca. Tarama sonucunun dosya dışında kopyası kalmaz. |
| Yapabildiği | Taramayı çalıştırır, sonucu derler, şablondan sözleşme taslağı kurar, aşama ve bütçe önerir. Çıkar çatışması kararını veremez, işi kabul edemez, ücret belirleyemez ve sözleşmeyi müvekkile gönderemez. |
Sayfada açıkça yazılması gereken bir sınır var: çıkar çatışması kararı bir mesleki karardır ve akış onu vermez. Akış yalnızca taramayı çalıştırır ve sonucu karar verecek kişinin önüne koyar.
İnsanın imzaladığı yer
İki ayrı imza var. Aşama 03 çıkar çatışması için, aşama 06 avukatlık sözleşmesi için. İkisi ayrı kişiler olabilir; ikisi de adıyla kaydedilir.
Kararı verecek ortağın önüne üç şey gelir: taramanın sonucu, taramanın hangi listelere baktığı ve kapsam taslağı. Tarama neye bakmadıysa o da görünür.
Çatışma kontrolü olumlu sonuçlanmadan dosya açılmaz. Bu, akışın kurduğu bir kural değil, mesleki kuralın akıştaki karşılığıdır.
Kayıtta ne bulunur
Kayıt, dosyanın ilk gününü sonradan gösterilebilir kılar.
Bunlar alanlardır, gerçek bir dosya değil. Bu sitede hiçbir gerçek dosya içeriği yer almaz.
| Alan | İçine ne yazılır |
|---|---|
| Dosya | Dosya numarası ve iş türü |
| Talimat | Talimat metni, kanalı ve tarihi |
| Taraflar | Müvekkil ve karşı taraflar |
| Tarama | Çıkar çatışması sorgusu ve sonucu |
| Karar | Kontrolü sonuçlandıran kişi ve karar zamanı |
| Kapsam | Aşamalar, varsayımlar ve kapsam dışı kalanlar |
| Bütçe | Aşama bazlı bütçe ve dayandığı varsayımlar |
| Sözleşme | Avukatlık sözleşmesinin sürümü ve şablon farkları |
| İmza | Ortak imzası, müvekkil onayı ve zamanları |
| Açılış | Dosyanın açıldığı an ve ilk aşama |
Girişler çalıştırma olurken yazılır ve yalnızca eklenir. Bir düzeltme, düzelttiği girişi adıyla anan yeni bir giriştir. Çalışma standardının 5. bölümü bunun pratikte ne demek olduğunu yazıyor.
Pilotun ölçütü
Önerim: ilk saat yazılmadan önce imzalı avukatlık sözleşmesi ve adlandırılmış aşamalarla açılan dosya oranı. Başlangıç ölçümü son üç ayın dosyalarından çıkarılır. Talimattan çıkar çatışması kontrolünün tamamlanmasına kadar geçen süre ikinci ölçüt değil, bilgi olarak kaydedilir.
Kritik hata sınıfı: çıkar çatışması kontrolü sonuçlanmadan açılan bir dosya. O sınıfta tolerans sıfırdır ve tek bir olay akışı kapıdan geçirmez. Bu ölçüt seçildi çünkü sonradan en pahalıya patlayan hata bu. Büronun kendi ölçütü varsa o kullanılır.
Birlikte çalıştığı sistemler
Türkiye tarafında: UYAP Avukat Portal, CELSE, e-imza ve KEP. Büro tarafında: dosya yönetim ya da avukatlık yazılımı, belge sistemi (iManage, NetDocuments, SharePoint ya da yerel dosya sistemi) ve Word.
LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz. Bir dosya yönetim yazılımı yoksa akış belge sistemi ve posta kutusu üzerinde çalışır.
İlk hafta
- 1. gün
- Kapsam görüşmesi. Hangi iş türlerinde dosya açılıyor, taramayı kim temizliyor, sözleşmeyi kim imzalıyor ve tek ölçüt.
- 2. ve 3. gün
- Son üç ayın dosya açılışları birlikte okunur. Kapsamın nerede yazılı olmadığı ve tartışmanın nereden çıktığı görülür.
- 4. gün
- Yetki çerçevesi, tarama sorgusunun kuralları ve kapsam şablonu yazılır; ortaklar okur ve düzeltir.
- 5. gün
- Kayıt biçimi kararlaştırılır, geçmiş dosyalardan altın set kurulur ve pilot tarihleri sabitlenir.
Sıra her çalışmada kapsam yazısına göre belirlenir; yukarıdaki dizilim bir taahhüt değil, işin olağan sırası.
Çıkış şartları
Bu çıktılar ilk günden itibaren sizindir ve dışa aktarılabilir; çalışma bitse de sizde kalır:
- Kapsam ve aşama şablonları
- Avukatlık sözleşmesi şablonu ve sürüm geçmişi
- Çıkar çatışması tarama kayıtları ve kayıt biçimi
- Yetki çerçevesi ve sicili
- Altın set ve çalıştırma kayıtlarının tamamı
Kapsam şablonları ve tarama kayıt biçimi büronun kendi malıdır. Yazılım değişse de ikisi de kullanılmaya devam eder. Çıkış şartları pilotun içine baştan yazılır, sonunda pazarlık edilmez.
Üç soru
Hayır. Taramayı çalıştırır ve sonucu, büronun çıkar çatışması kontrolünü sonuçlandırmakla yetkilendirdiği kişinin önüne koyar. Çıkar çatışması hakkında karar vermek mesleki muhakeme gerektirir; bu sorumluluk kişide kalır.
Hayır. Büronun kendi kapsam emsallerinden hareketle aşama ve bütçe önerir. İmzayı ortak atar; ücreti de yalnızca ortak kararlaştırır.
Talimat yazıya geçirilir; bu not, talimat kaydı aşamasını oluşturur. Yazılı talimatı olmayan dosya, sonradan uyuşmazlığa konu olan dosyadır.
Bu akışın arkasındaki kontroller çalışma standardının 2, 4 ve 5. bölümlerinde. Terimler sözlükte. Büronun diğer üç akışı: araştırma ve atıf doğrulama, büro arşivinden taslak, dosya kaydı ve müvekkil raporu. Sekiz akışın tamamı iş akışları sayfasında. İletişime geçin