Dosya açılışı ve iş kapsamı
Yeni bir talimat, kapsamı belirlenmiş bir dosyaya dönüşür. Çıkar çatışması taraması çalışır, sonucu kararı verecek ortağa gider ve ilk saat yazılmadan bütçe ile aşamalar adlandırılır. Müvekkil planı görür; dosya onu saklar.
Talimattan kapsamı belirlenmiş dosyaya, ilk saat yazılmadan.
Bu bir ürün sayfası değil, bir tasarım tanımı. Akış sizin dosya türlerinize göre uyarlanır; değişmeyen şey aşağıdaki yapıdır.
Kimin için
Yeni işin telefonu kim açtıysa ona geldiği ve kapsamın sonradan kimsenin bulamadığı bir e-postada kararlaştırıldığı bürolara. Yeni iş düzensiz geliyorsa ve kapsam tartışması üçüncü ayda çıkıyorsa, kazanç buradadır.
Kazanç ilk saatte değil, üçüncü ayda görünür: kapsam yazılı olduğu için tartışma olmaz.
Tetikleyici
Bir müvekkilden gelen yeni bir talimat, bir tavsiye üzerine gelen yeni bir iş ya da mevcut bir müvekkilden gelen yeni bir konu.
Adlı aşamalar
Talimat kaydı
Talimat, geldiği kanal ve tarihiyle birlikte kaydedilir. Taraflar ve konu ilk alanlara yazılır.
Çıkar çatışması taraması
Tarama, büronun kendi dosya ve taraf listelerinde çalışır. Sorgusu ve sonucu olduğu gibi kaydedilir.
Ortak kararı
Tarama sonucu, çatışmayı temizleme yetkisi olan kişinin önüne gider. Kararı o verir ve karar adıyla kaydedilir.
Kapsam ve aşama tanımı
Aşamalar, varsayımlar ve bütçe adlandırılır. Kapsam dışında kalanlar da yazılır.
Avukatlık sözleşmesi taslağı
Sözleşme, büronun kendi şablonlarından kurulur. Şablon dışına çıkan her madde işaretlenir.
Ortak imzası ve müvekkil onayı
Ortak sözleşmeyi imzalar, müvekkile gider ve onayı zamanıyla kaydedilir.
Dosya açılışı
Dosya, aşamaları ve bütçesi yerinde olarak açılır. İlk saat bundan sonra yazılır.
Ajan neyi okur, neyi tutar, ne yapar
| Okuyabildiği | Talimat metni. Büronun müvekkil ve dosya veri tabanı, taraf listeleri. Avukatlık sözleşmesi şablonları. Büronun kendi kapsam emsalleri. |
|---|---|
| Tutabildiği | Kapsamı, varsayımları ve tarama sorgusunu, kararlaştırılan saklama süresi boyunca. Tarama sonucunun dosya dışında kopyası kalmaz. |
| Yapabildiği | Taramayı çalıştırır, sonucu derler, şablondan sözleşme taslağı kurar, aşama ve bütçe önerir. Çıkar çatışmasını temizleyemez, işi kabul edemez, ücret belirleyemez ve sözleşmeyi müvekkile gönderemez. |
Sayfada açıkça yazılması gereken bir sınır var: çıkar çatışması kararı bir mesleki karardır ve akış onu vermez. Akış yalnızca taramayı çalıştırır ve sonucu karar verecek kişinin önüne koyar.
İnsanın imzaladığı yer
İki ayrı imza var. Aşama 03 çıkar çatışması için, aşama 06 avukatlık sözleşmesi için. İkisi ayrı kişiler olabilir; ikisi de adıyla kaydedilir.
Çatışma temizlenmeden dosya açılmaz. Bu, akışın kurduğu bir kural değil, mesleki kuralın akıştaki karşılığıdır.
Kayıtta ne bulunur
Kayıt, dosyanın ilk gününü sonradan gösterilebilir kılar.
Bunlar alanlardır, gerçek bir dosya değil. Bu sitede hiçbir gerçek dosya içeriği yer almaz.
| Alan | İçine ne yazılır |
|---|---|
| Dosya | Dosya numarası ve iş türü |
| Talimat | Talimat metni, kanalı ve tarihi |
| Taraflar | Müvekkil ve karşı taraflar |
| Tarama | Çıkar çatışması sorgusu ve sonucu |
| Karar | Taramayı temizleyen kişi ve karar zamanı |
| Kapsam | Aşamalar, varsayımlar ve kapsam dışı kalanlar |
| Bütçe | Aşama bazlı bütçe ve dayandığı varsayımlar |
| Sözleşme | Avukatlık sözleşmesinin sürümü ve şablon farkları |
| İmza | Ortak imzası, müvekkil onayı ve zamanları |
| Açılış | Dosyanın açıldığı an ve ilk aşama |
Girişler çalıştırma olurken yazılır ve yalnızca eklenir. Bir düzeltme, düzelttiği girişi adıyla anan yeni bir giriştir. Çalışma standardının 5. bölümü bunun pratikte ne demek olduğunu yazıyor.
Pilotun ölçütü
Önerim: ilk saat yazılmadan önce imzalı avukatlık sözleşmesi ve adlandırılmış aşamalarla açılan dosya oranı. Başlangıç ölçümü son üç ayın dosyalarından çıkarılır.
Kritik hata sınıfı: taraması temizlenmeden açılan bir dosya. O sınıfta tolerans sıfırdır ve tek bir olay akışı kapıdan geçirmez.
Üzerinde oturduğu sistemler
Türkiye tarafında: UYAP Avukat Portal, CELSE, e-imza ve KEP. Büro tarafında: dosya yönetim ya da avukatlık yazılımı, belge sistemi (iManage, NetDocuments, SharePoint ya da yerel dosya sistemi) ve Word.
LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz. Bir dosya yönetim yazılımı yoksa akış belge sistemi ve posta kutusu üzerinde çalışır.
İlk hafta
- 1. gün
- Kapsam görüşmesi. Hangi iş türlerinde dosya açılıyor, taramayı kim temizliyor, sözleşmeyi kim imzalıyor ve tek ölçüt.
- 2. ve 3. gün
- Son üç ayın dosya açılışları birlikte okunur. Kapsamın nerede yazılı olmadığı ve tartışmanın nereden çıktığı görülür.
- 4. gün
- Yetki çerçevesi, tarama sorgusunun kuralları ve kapsam şablonu yazılır; ortaklar okur ve düzeltir.
- 5. gün
- Kayıt biçimi kararlaştırılır, geçmiş dosyalardan altın set kurulur ve pilot tarihleri sabitlenir.
Sıra her çalışmada kapsam yazısına göre belirlenir; bu dizilim bir taahhüt değil.
Çıkış şartları
Çalışma biterse büroda kalanlar, dışa aktarılabilir biçimde:
- Kapsam ve aşama şablonları
- Avukatlık sözleşmesi şablonu ve sürüm geçmişi
- Çıkar çatışması tarama kayıtları ve kayıt biçimi
- Yetki çerçevesi ve sicili
- Altın set ve çalıştırma kayıtlarının tamamı
Kapsam şablonları ve tarama kayıt biçimi büronun kendi malıdır. Yazılım değişse de ikisi de kullanılmaya devam eder.
Üç soru
Hayır. Akış taramayı çalıştırır ve sonucu kararı verecek kişinin önüne koyar. Çatışma kararı bir mesleki karardır ve öyle kalır.
Hayır. Ajan taslağı şablondan kurar; sözleşme müvekkile yalnızca ortağın imzasıyla gider. Ajanın dışarı açılan bir kanalı yoktur.
Hayır. Ajan ücret belirleyemez. Akışın yaptığı, aşamaları ve varsayımları yazıya geçirmek; ücret konuşmasını büro yapar.
Bu akışın arkasındaki kontroller çalışma standardının 2, 4 ve 5. bölümlerinde. Terimler sözlükte. Büronun diğer üç akışı: araştırma ve atıf doğrulama, büro arşivinden taslak, dosya kaydı ve müvekkil raporu. Başlamak için yazın.