Dosya kaydı ve müvekkil raporu

Kimin için

Her ayın son üç gününü, ilk yirmi yedi günde ne olduğunu yeniden kurmakla geçiren bürolara. Sabit ücret ya da aşama bazlı fiyatlamayı denemek isteyen bürolarda ayrıca işe yarar.

Bu akış tek başına bir fiyat modeli kurmaz. Fiyat konuşmasının dayanacağı kaydı kurar. Dosya zaten tek bir yerde duruyorsa kazanç ilk ay sonunda görünür; beş ayrı yerde duruyorsa önce onları bağlamak gerekir ve iş oradan başlar.

Tetikleyici

Dosyadaki her aşama değişikliği. Duruşma, dilekçe, tebligat ya da müvekkilin verdiği bir karar; aşamayı değiştiren ne varsa akışa girer. İkinci tetikleyici dönem sonudur: rapor tarihi geldiğinde akış kaydı okur, kimse ayın başında ne olduğunu yeniden hatırlamaya çalışmaz.

Aşamalar

1. 01

   Aşama tanımı

   Dosya türü için aşamalar bir kez adlandırılır ve adları bütün dosyalarda aynı kalır. Aşama listesi kısa tutulur; ayırt etmediği bir aşama kayda yalnızca yük olur.

2. 02

   Aşama kaydı

   Her aşama kapandığında sahibi, zamanı ve imzasıyla kaydedilir. Kayıt aşama kapanırken yazılır, ay sonunda toplu olarak değil.

3. 03

   Belge ve olay bağlama

   Aşamaya ait belgeler, UYAP bildirimleri, e-Tebligat ve KEP yazışmaları aynı kayda bağlanır.

4. 04

   Dönem derlemesi

   Rapor, dönem sonunda kayıttan derlenir. Kayıtta karşılığı olmayan bir satır rapora giremez; eksik kalan aşama ise eksik olarak işaretlenir.

5. 05

   Avukat kontrolü

   Dosyadan sorumlu ortak raporu okur, düzeltir ve imzalar.

6. 06

   Gönderim ve saklama

   Rapor müvekkile gider ve gönderilen sürüm kayıtla birlikte saklanır.

Ajan neyi okuyabilir, neyi tutabilir, ne yapabilir

Ajanın raporu derleyebilmesi için kaydın zaten var olması gerekir. Bu akışın ilk yarısı rapor değil, kayıt kurar; ikinci yarısı o kaydı okunabilir hâle getirir. İlk yarı atlanırsa ikincisi yalnızca eski ay sonunu daha hızlı yapan bir araç olur.

İnsanın imzaladığı yer

Aşama 05, dosyadan sorumlu ortak tarafından. İmza, raporun kayıttan doğru derlendiğini, sonuçların nitelendirmesini ve aritmetiği birlikte kapsar. İmzalayanın önüne iki şey gelir: raporun kendisi ve her satırının dayandığı aşama kaydı. Bir satırın karşılığı kayıtta yoksa rapor imzaya çıkmaz.

Müvekkile giden rapor, imzasız çıkmaz. Gönderilen sürüm kayıtla birlikte durur.

Kayıtta ne bulunur

Bu akışta kayıt, hem raporun kaynağı hem de fiyat konuşmasının dayanağıdır.

Pilotun ölçütü

Önerim: elle yeniden kurgulanmadan, doğrudan kayıttan derlenen rapor oranı. Ay sonunun bugün kaç saat aldığı, hiçbir şey değişmeden önce alınan ayrı bir bilgi amaçlı başlangıç kaydıdır; rapor oranının başlangıç değeri veya ikinci bir kabul ölçütü değildir. Bu ölçüt seçildi çünkü acısı zaten biliniyor ve saymak ucuz. Büronun kendi ölçütü varsa o kullanılır.

Kritik hata sınıfı: müvekkile giden raporda dosyada karşılığı olmayan bir satır. O sınıfta tolerans sıfırdır.

Birlikte çalıştığı sistemler

Türkiye tarafında: UYAP bildirimleri, UETS e-Tebligat, KEP ve e-imza. Büro tarafında: dosya yönetim yazılımı, belge sistemi ve raporun müvekkile hangi biçimde gittiğiyse o.

LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz. Bu akışın arka planı için saatlik ücretin mantığı tükeniyor.

İlk hafta

1. gün

Kapsam görüşmesi. Hangi dosya türü, hangi aşamalar, raporu kim imzalıyor ve tek ölçüt.

2. ve 3. gün

Aşamalar adlandırılır. Son üç ayın raporları okunur ve hangi satırın kayıtta karşılığı olmadığı görülür.

4. gün

Yetki çerçevesi ve rapor şablonu yazılır; ortaklar okur ve düzeltir.

5. gün

Kayıt biçimi kararlaştırılır, altın set kurulur ve pilot tarihleri sabitlenir.

Sıra her çalışmada kapsam yazısına göre belirlenir; yukarıdaki dizilim bir taahhüt değil, işin olağan sırası.

Çıkış şartları

Bu çıktılar ilk günden itibaren sizindir ve dışa aktarılabilir; çalışma bitse de sizde kalır:

• Aşama tanımları ve dosya türlerine göre haritası
• Rapor şablonu ve sürüm geçmişi
• Aşama kayıtlarının tamamı
• Yetki çerçevesi ve sicili
• Altın set ve çalıştırma kayıtlarının tamamı

Aşama kaydı, büronun kendi çalışma biçiminin tarihidir. Saat yerine aşama üzerinden fiyatlamayı destekleyen şey de odur. Çıkış şartları pilotun içine baştan yazılır, sonunda pazarlık edilmez.

Üç soru