Hukuki talep karşılama ve önceliklendirme

Kimin için

Şirketin tamamından talep alan hukuk departmanlarına. Tasarımın önerdiği başlangıç profili, üç kişiden büyük ve gelen işin en az yarısı tekrar eden türden olan ekiplerdir. Tek kişilik bir hukuk fonksiyonuna da uygundur; oradaki amaç hız iddiası değil, gözden kaçan işi önlemektir.

Belirti tanıdıktır: aynı soruyu aynı hafta iki avukat cevaplar, acil bir talep kimsenin sahiplenmediği bir kutuda bekler ve çeyrek sonunda ekibin zamanının nereye gittiğini kimse söyleyemez. Çoğu departmanda ilk kurulacak akış budur, çünkü diğerlerinin sonradan karşılaştırılacağı başlangıç ölçümünü üreten tek akış odur.

Tetikleyici

Bir talep gelir. Kaynağı e-posta, form, sohbet kanalı ya da bir sistemin bildirimi olabilir. Koridorda konuşulup sonradan yazılan bir iş de aynı kapıdan girer. Akış kaynağı umursamaz; ilk alanları kimin doldurduğunu umursar.

Aşamalar

1. 01

   Alma

   Anlaşılan kanallardan gelen talepler tek kuyruğa düşer. Gönderenin adı, geliş zamanı, ham metin ve ekler olduğu gibi saklanır.

2. 02

   Dosyalama

   Talep adı konmuş bir dosyaya bağlanır: tür, sahip, süre, öncelik. Dosya var olmadan iş başlamaz. Eksik kalan tek bir alan varsa ajan bunu talep sahibine sorar.

3. 03

   Sınıflandırma önerisi

   Ajan, yetki çerçevesi içinde bir tür, bir aciliyet ve bir sahip önerir. Önerisinin hangi kurala dayandığını yazar.

4. 04

   Avukat kararı

   Adı belli bir avukat öneriyi onaylar, değiştirir ya da reddeder. Değiştirdiyse nedenini bir cümleyle yazar ve bu cümle önerinin yanında durur.

5. 05

   Yönlendirme

   Dosya sahibine gider. Yönlendirme saati o an başlar ve kuyrukta görünür. Bu saat bir iç hizmet hedefidir; hukuki süre kendi olayından, örneğin tebliğ tarihinden işler ve dosyada ayrı bir tarih olarak kaydedilir. Talep sahibi, işin ne olduğunu, sırada nerede durduğunu, sonraki adımın ne olduğunu ve ne zamana kadar gerçekleşeceğini söyleyen bir bilgilendirme alır.

6. 06

   Kapanış

   Dosya kapanırken sonuç, süre ve son sahip kayda yazılır. Kapanış girişi kayıtta kalır.

Ajan neyi okuyabilir, neyi tutabilir, ne yapabilir

Yetki çerçevesinin özeti: ajan okur ve önerir; yazdığı tek yer dosyanın kendi alanlarıdır; dışarıya açılan hiçbir kanalı yoktur. Bu, standardın 3.7 maddesindeki üç yetki kuralının bu akıştaki karşılığıdır ve dışarı açılan kanal en baştan düşen ayaktır.

İnsanın imzaladığı yer

Aşama 04; akış oradan onaysız geçmez. İmzalayan, adı ve rolüyle belirlenmiş bir avukattır; sınıflandırmayı kabul eder ya da değiştirir. Avukatın önüne üç şey gelir: talep metni, ajanın önerisi, önerinin dayandığı kural.

Onay bir düğme değil. Avukat kuralın yanlış olduğunu düşünüyorsa kuralı da işaretleyebilir ve o işaret kural sahibine gider. Hassas işaretlediğiniz türler, soruşturmalar, iş hukuku dosyaları ve mesleki sır kapsamındaki her şey, öneri aşamasını hiç görmez ve doğrudan adını verdiğiniz avukata gider; ajanın yetki çerçevesi onları okumayı kapsamaz.

Kayıtta ne bulunur

Kaydı iş akışı yazar, kullanıcı değil. Alanlar şunlardır.

Pilotun ölçütü

Tek ölçüt, kurumun seçtiği ve pilot başlamadan önce başlangıç ölçümü alınan bir ölçüt. Önerim: ikinci bir yönlendirme olmadan doğru sahibe ulaşan taleplerin oranı; başlangıç ölçümü, akış çalışmadan önceki iki haftanın taleplerinden alınır. Bu oran pilottan önce ve pilot boyunca ölçülür; iki ölçüm karşılaştırılır. İki ikincil sayı yalnızca bilgi olarak toplanır: geliş ile bilgilendirme arasındaki süre ve talep başına avukat dakikası. Bunlar ek kabul ölçütü değildir; geçme sayısını kurum belirler ve önceden yazar.

Kritik hata sınıfı da adlandırılır: süreye bağlı bir talebin yanlış türe düşmesi. O sınıfta tek bir hata varsa akış kapıdan geçmez. Bu ölçüt seçildi çünkü ölçmesi ucuz, tartışması kısa ve ekibin zaten hissettiği şeyi sayıya çeviriyor. Kurumun kendi ölçütü varsa o kullanılır.

Birlikte çalıştığı sistemler

Türkiye tarafında: kuruma göre UYAP bildirimleri ve süre takibi, UETS e-Tebligat gelişleri ve KEP yazışmaları aynı kuyruğa bağlanabilir. Bu bir yazılım sorusundan önce bir süre sorusudur. Kurumsal tarafta: e-posta ve sohbet, form araçları ya da bir hizmet masası. Varsa bir dosya ya da masraf sistemi (LawVu, Onit, SimpleLegal, Brightflag, Streamline AI, Checkbox, BRYTER, Clio) ve varsa bir belge sistemi (iManage, NetDocuments, SharePoint).

LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz. Hiçbiri yoksa akış yine çalışır; kuyruk kurumun kendi ortamında kurulur.

İlk hafta

1. gün

Kapsam görüşmesi. Kanallar, talep türleri, nöbet listesi, dokunduğu sistemler, imzayı atacak avukatlar ve tek ölçüt.

2. ve 3. gün

Başlangıç ölçümüne hazırlık. Son iki haftanın gerçek talepleri birlikte okunur; son otuz günün geliş sayıları ve bilgilendirme süreleri çıkarılır. Talep türleri bir şablondan değil, gerçekten gelen işten çıkar.

4. gün

Yönlendirme kuralları ve yetki çerçevesi yazılır, avukatlar okur ve düzeltir. Haftanın değerinin çoğu bu düzeltmelerdedir.

5. gün

Kayıt biçimi ve bilgilendirme metni kararlaştırılır, altın set geçmiş taleplerden avukatların kaydedilmiş doğru cevaplarıyla seçilir, başlangıç sayımı başlatılır ve pilot tarihleri sabitlenir.

Sıra her çalışmada kapsam yazısına göre belirlenir; yukarıdaki dizilim bir taahhüt değil, işin olağan sırası.

Çıkış şartları

Bu çıktılar ilk günden itibaren sizindir ve dışa aktarılabilir; çalışma bitse de sizde kalır:

• Talep türleri ve yönlendirme kuralları belgesi
• Yetki çerçevesi ve sürüm geçmişi
• Kayıt biçimi
• Altın set ve avukatların kaydettiği doğru cevaplar
• Çalıştırma kayıtlarının tamamı
• İş akışının tanımı ve tasarım şartnamesi

Çıkış şartları pilotun içine baştan yazılır, sonunda pazarlık edilmez. Durursak bunlar kalır ve kuyruk bensiz çalışmaya devam eder. Akışın bir parçası benim devam etmeme bağlı olsaydı, bunu pilottan sonra değil önce söylerdim.

Üç soru