Hukuki talep karşılama ve önceliklendirme
Şirketin her yerinden gelen talep aynı yere düşer ve aynı biçimde açılır. Ajan ilk sınıflandırmayı önerir, avukat onaylar ya da değiştirir, öneriyi üreten kural da yazıya geçer. Bu akışın bütün iddiası şu: üç ay sonra “bu iş neden bekledi” diye sorulduğunda cevap bir hatırlama değil, bir kayıt olsun.
Tek kuyruk, tek süre, adı konmuş tek sahip.
Bu bir ürün sayfası değil, bir tasarım tanımı. Akış sizin dosya türlerinize göre uyarlanır; değişmeyen şey aşağıdaki yapıdır.
Kimin için
Şirketin tamamından talep alan hukuk departmanlarına. En çok işe yaradığı yer, üç kişiden büyük ve gelen işin en az yarısı tekrar eden türden olan ekipler. Tek kişilik bir hukuk fonksiyonunda da çalışır, ama oradaki kazanç hız değil, unutmama olur.
Belirti tanıdıktır: aynı soruyu aynı hafta iki avukat cevaplar, acil bir talep kimsenin sahiplenmediği bir kutuda bekler ve çeyrek sonunda ekibin zamanının nereye gittiğini kimse söyleyemez. Çoğu departmanda ilk kurduğum akış budur, çünkü diğerlerinin sonradan karşılaştırılacağı başlangıç ölçümünü üreten tek akış odur.
Tetikleyici
Bir talep gelir. Kaynağı e-posta, form, sohbet kanalı ya da bir sistemin bildirimi olabilir. Koridorda konuşulup sonradan yazılan bir iş de aynı kapıdan girer. Akış kaynağı umursamaz; ilk alanları kimin doldurduğunu umursar.
Adlı aşamalar
Alma
Anlaşılan kanallardan gelen talepler tek kuyruğa düşer. Gönderenin adı, geliş zamanı, ham metin ve ekler olduğu gibi saklanır.
Dosyalama
Talep adı konmuş bir dosyaya bağlanır: tür, sahip, süre, öncelik. Boş kalan alan varsa akış talebi geri sormaz, eksik olarak işaretler.
Sınıflandırma önerisi
Ajan, yetki çerçevesi içinde bir tür, bir aciliyet ve bir sahip önerir. Önerisinin hangi kurala dayandığını yazar.
Avukat kararı
Adı belli bir avukat öneriyi onaylar, değiştirir ya da reddeder. Değiştirdiyse nedenini bir cümleyle yazar ve bu cümle önerinin yanında durur.
Yönlendirme
Dosya sahibine gider. Süre saati o an başlar ve kuyrukta görünür. Talep sahibi, işin ne olduğunu ve sırada nerede durduğunu söyleyen bir bilgilendirme alır.
Kapanış
Dosya kapanırken sonuç, süre ve son sahip kayda yazılır. Kapanış girişi kayıtta kalır.
Ajan neyi okur, neyi tutar, ne yapar
| Okuyabildiği | Kuyruktaki talep metni ve ekleri. Kurumun talep türleri listesi ve yönlendirme kuralları. Ekibin kendi talep geçmişi. Talep sahibini bir iş birimine yerleştirmek için kurum rehberi. |
|---|---|
| Tutabildiği | Önerdiği sınıflandırmayı, dayandığı kuralı ve avukatın düzeltmesini, kurumla kararlaştırılan saklama süresi boyunca. Bir ekin dosya dışında kopyası kalmaz. |
| Yapabildiği | Tür, aciliyet ve sahip önerir; bilgilendirme metnini taslak olarak yazar; eksik kalan tek bir alanı talep sahibine sorar; dosyayı açar. Hukuki bir soruyu cevaplayamaz, kurum dışından kimseyle yazışamaz, bir dosyayı kapatamaz, sahibi değiştiremez ve süreyi uzatamaz. |
Yetki çerçevesinin özeti: ajan okur ve önerir; yazdığı tek yer dosyanın kendi alanlarıdır; dışarıya açılan hiçbir kanalı yoktur. Bu, standardın 3.7 maddesindeki üç yetki kuralının bu akıştaki karşılığıdır ve dışarı açılan kanal en baştan düşen ayaktır.
İnsanın imzaladığı yer
Aşama 04, ve akış oradan onaysız geçmez. İmzalayan, o gün nöbette olan avukattır ve nöbet listesi akışın içindedir. Avukatın önüne üç şey gelir: talep metni, ajanın önerisi, önerinin dayandığı kural.
Onay bir düğme değil. Avukat kuralın yanlış olduğunu düşünüyorsa kuralı da işaretleyebilir ve o işaret kural sahibine gider. Hassas işaretlediğiniz türler, soruşturmalar, iş hukuku dosyaları ve mesleki sır kapsamındaki her şey, öneri aşamasını hiç görmez ve doğrudan adını verdiğiniz avukata gider; ajanın yetki çerçevesi onları okumayı kapsamaz.
Kayıtta ne bulunur
Kaydı iş akışı yazar, kullanıcı değil. Alanlar şunlardır.
Bunlar alanlardır, gerçek bir dosya değil. Bu sitede hiçbir gerçek dosya içeriği yer almaz.
| Alan | İçine ne yazılır |
|---|---|
| Dosya | Dosya numarası ve talebin türü |
| Geliş | Kanal ve geliş zamanı |
| Talep sahibi | Kişi ve iş birimi |
| Ham metin | Talebin geldiği hâli ve ekleri |
| Öneri | Ajanın önerdiği tür, aciliyet ve sahip |
| Kural | Öneriyi üreten kuralın numarası ve sürümü |
| Karar | Avukatın kararı, karar zamanı ve adı |
| Gerekçe | Değişiklik yapıldıysa nedeni, bir cümleyle |
| Sahip ve süre | Nihai sahip ve süre başlangıcı |
| Bilgilendirme | Talep sahibine giden metin ve zamanı |
| Kapanış | Kapanış zamanı ve sonucu |
Girişler çalıştırma olurken yazılır ve yalnızca eklenir. Bir düzeltme, düzelttiği girişi adıyla anan yeni bir giriştir. Çalışma standardının 5. bölümü bunun pratikte ne demek olduğunu yazıyor.
Pilotun ölçütü
Tek ölçüt, kurumun seçtiği ve pilot başlamadan önce başlangıç ölçümü alınan bir ölçüt. Önerim: ilk dokunuşa kadar geçen süre. Talebin geldiği andan bir avukatın onu görüp sınıflandırdığı ana kadar geçen süre pilottan önce ölçülür, pilot boyunca ölçülür ve iki sayı karşılaştırılır.
Kritik hata sınıfı da adlandırılır: süreye bağlı bir talebin yanlış türe düşmesi. O sınıfta tek bir hata varsa akış kapıdan geçmez. Bu ölçüt seçildi çünkü ölçmesi ucuz, tartışması kısa ve ekibin zaten hissettiği şeyi sayıya çeviriyor. Kurumun kendi ölçütü varsa o kullanılır.
Üzerinde oturduğu sistemler
Türkiye tarafında: kuruma göre UYAP bildirimleri, UETS e-Tebligat ve KEP yazışmaları aynı kuyruğa bağlanabilir. Bu bir yazılım sorusundan önce bir süre sorusudur. Kurumsal tarafta: e-posta ve sohbet, form araçları ya da bir hizmet masası, varsa bir dosya ya da masraf sistemi (LawVu, Onit, SimpleLegal, Brightflag, Clio) ve varsa bir belge sistemi (iManage, NetDocuments, SharePoint).
LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz. Hiçbiri yoksa akış yine çalışır; kuyruk kurumun kendi ortamında kurulur.
İlk hafta
- 1. gün
- Kapsam görüşmesi. Kanallar, talep türleri, nöbet listesi, dokunduğu sistemler, imzayı atacak avukatlar ve tek ölçüt.
- 2. ve 3. gün
- Mevcut durumun ölçümü. Son iki haftanın gerçek talepleri birlikte okunur ve son otuz günün sayıları çıkarılır. Talep türleri bir şablondan değil, gerçekten gelen işten çıkar.
- 4. gün
- Yönlendirme kuralları ve yetki çerçevesi yazılır, avukatlar okur ve düzeltir. Haftanın değerinin çoğu bu düzeltmelerdedir.
- 5. gün
- Kayıt biçimi ve bilgilendirme metni kararlaştırılır, altın set için geçmiş taleplerden bir örnek kümesi seçilir ve pilot tarihleri sabitlenir.
Sıra her çalışmada kapsam yazısına göre belirlenir. Aşağıdaki dizilim bir taahhüt değil, işin olağan sırası.
Çıkış şartları
Çalışma biterse kurumda kalanlar, ilk günden itibaren dışa aktarılabilir biçimde:
- Talep türleri ve yönlendirme kuralları belgesi
- Yetki çerçevesi ve sürüm geçmişi
- Altın set ve avukatların kaydettiği doğru cevaplar
- Çalıştırma kayıtlarının tamamı
- İş akışının tanımı ve tasarım şartnamesi
Çıkış şartları pilotun içine baştan yazılır, sonunda pazarlık edilmez. Durursak bunlar kalır ve kuyruk bensiz çalışmaya devam eder. Akışın bir parçası benim devam etmeme bağlı olsaydı, bunu pilottan sonra değil önce söylerdim.
Üç soru
Hayır. Bir sınıflandırma önerir ve önerisinin dayandığı kuralı adıyla yazar. Bir avukat öneriyi kabul eder ya da değiştirir, ve kuralları zamanla düzelten şey bu değişikliklerdir.
Hassas işaretlediğiniz türler ajanı hiç görmez ve doğrudan adını verdiğiniz avukata gider. Yetki çerçevesi ajana o türleri okuma izni vermez.
Hayır. Kuyruk, zaten kullandığınız posta kutusunda ve dosyaları takip ettiğiniz araçta kurulabilir. Başlamak için satın alma gerektiren bir pilot ilk sınavını çoktan kaybetmiştir.
Bu akışın arkasındaki kontroller çalışma standardının 2, 3, 4 ve 5. bölümlerinde. Terimler sözlükte. Departmanın diğer üç akışı: sözleşmelerde ön inceleme, regülasyon ve uyum operasyonu, yapay zeka yönetişimi. Asıl acıtan kuyruk buysa yazın.