Sözleşmelerde ön inceleme
Gizlilik sözleşmesi, tedarikçi şartları ve standart ticari sözleşmeler inceleme rehberine göre ilk okumadan geçer. Rehber yazılı değilse akış kurulmaz; çünkü sapma, bir yerden sapmaktır. Rehberin kendisi sürümlenir ve değişen bir pozisyonun tarihi ile sahibi olur.
Sizin inceleme rehberiniz, sürümlü, ve adı konmuş her sapma.
Bu bir ürün sayfası değil, bir tasarım tanımı. Akış sizin dosya türlerinize göre uyarlanır; değişmeyen şey aşağıdaki yapıdır.
Kimin için
Gizlilik sözleşmeleri ve tedarikçi şartları okunabildiğinden hızlı gelen, standart pozisyonları üç kişinin aklında duran departmanlara. Ayda en az yirmi standart sözleşme gören ekiplerde kazanç ilk aydan görünür.
Bu akış rehberi olmayan bir ekipte de kurulur, ama sırası değişir: önce rehber yazılır. Çoğu ekipte o çıktı tek başına akışın kendisinden değerlidir.
Tetikleyici
Karşı taraftan bir taslak gelir, ya da bir iş birimi standart bir sözleşmeyi imzaya çıkarmak ister. Revize dönüşleri de aynı kapıdan girer ve aynı dosyaya bağlanır.
Adlı aşamalar
Alma
Sözleşme yüklenir ve adı konmuş bir dosyaya bağlanır. Sürüm numarası ve kimden geldiği kaydedilir.
Tür tespiti
Ajan sözleşme türünü ve risk sınıfını önerir. Tür, hangi rehber bölümünün uygulanacağını belirler.
Rehberle karşılaştırma
Metin, inceleme rehberinin yürürlükteki sürümüne göre okunur. Okuma, rehberin dışına çıkmaz.
Sapma listesi
Her sapma, rehberin hangi maddesinden saptığı adıyla yazılarak işaretlenir. Sapmanın sınıfı da işaretlenir.
Alternatif hüküm önerisi
Ajan yalnızca rehberde zaten bulunan alternatifleri önerir. Yeni bir hüküm uydurmaz.
Avukat kararı
Adı belli bir avukat sapmaları ve önerileri okur, kabul eder, değiştirir ya da reddeder.
Çıkış ve rehber geri beslemesi
Metin karşı tarafa avukatın kararıyla gider. Rehbere girecek yeni bir pozisyon varsa ayrı bir onaydan geçer.
Ajan neyi okur, neyi tutar, ne yapar
| Okuyabildiği | Sözleşme metni ve sürümleri. İnceleme rehberi ve sürümü. Kurumun standart hüküm bankası ve imzalanmış emsalleri. Karşı tarafın kurumla önceki sözleşmeleri. |
|---|---|
| Tutabildiği | Sapma listesini, önerilen alternatifi ve avukatın kararını, kararlaştırılan saklama süresi boyunca. Sözleşme metninin dosya dışında kopyası kalmaz. |
| Yapabildiği | Türü sınıflandırır, rehberle karşılaştırır, sapmaları işaretler, rehberde var olan bir alternatifi önerir ve gerekçesini yazar. Karşı tarafa hiçbir şey gönderemez, bir sapmayı kabul edemez, rehbere yeni bir pozisyon yazamaz, imza yetkisi kullanamaz ve ticari koşul kabul edemez. |
Rehber ajanın yazabildiği bir yer değil. Rehberi bir insan değiştirir ve değişiklik tarih, yazar ve gerekçe taşır. Bu, standardın 3.6 maddesinin bu akıştaki karşılığıdır.
İnsanın imzaladığı yer
Aşama 06, her seferinde. Kritik işaretlenen bir sapma, nöbetteki avukata değil, o pozisyonun adı belli sahibine gider. Rehber dışı bir sapma kabul edilecekse ikinci bir onay adımı tanımlanır ve o adımın da adı bellidir.
Avukatın önüne üç şey gelir: sözleşmenin ilgili maddesi, rehberin karşılık gelen maddesi ve önerilen alternatif. İnceleme derinliği, sapmanın etkisine ve geri alınabilirliğine göre belirlenir.
Kayıtta ne bulunur
Kayıt, sözleşmenin kendisinden ayrı durur ve sözleşme sürümüne bağlanır.
Bunlar alanlardır, gerçek bir dosya değil. Bu sitede hiçbir gerçek dosya içeriği yer almaz.
| Alan | İçine ne yazılır |
|---|---|
| Dosya | Dosya numarası ve sözleşme türü |
| Sürüm | İncelenen sözleşme sürümü ve geldiği taraf |
| Rehber | İnceleme rehberinin sürümü |
| Sapmalar | İşaretlenen her sapma, maddesi ve sınıfı |
| Alternatif | Önerilen hüküm ve rehberdeki karşılığı |
| Karar | Avukatın kararı, gerekçesi ve adı |
| Nihai pozisyon | Kabul edilen hâl ve dayandığı madde |
| Çıkış | Karşı tarafa gönderim zamanı ve kanalı |
| Geri besleme | Rehbere girmesi önerilen pozisyon ve onay durumu |
Girişler çalıştırma olurken yazılır ve yalnızca eklenir. Bir düzeltme, düzelttiği girişi adıyla anan yeni bir giriştir. Çalışma standardının 5. bölümü bunun pratikte ne demek olduğunu yazıyor.
Pilotun ölçütü
Önerim: bir sapmanın kaçırılmadan avukatın önüne gelme oranı, elle incelenmiş taslaklardan alınan bir başlangıç ölçümüne karşı. İkinci sayı ölçüt değil bilgi olarak toplanır: taslak başına avukat süresi.
Kritik hata sınıfı açıktır: sorumluluk sınırı ve tazminat maddelerindeki bir sapmanın kaçırılması. O sınıfta tek bir hata varsa akış kapıdan geçmez. Geçme eşiğini kurum belirler ve pilottan önce yazar.
Üzerinde oturduğu sistemler
Kurumsal tarafta: varsa bir sözleşme yaşam döngüsü sistemi (Ironclad, DocuSign CLM, Icertis, Agiloft, Sirion, Juro, LinkSquares), bir belge sistemi (iManage, NetDocuments, SharePoint) ve Word. Türkiye tarafında e-imza ve KEP çıkışı akışın içinde tanımlanır. Sözleşme yaşam döngüsü sisteminiz yoksa akış posta kutusu ve belge sistemi üzerinde çalışır, ve size bir tane kurmaz.
LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz. Aradaki farkı arıyorsanız iş akışı, asistan ve CLM sayfası hücre hücre anlatıyor.
İlk hafta
- 1. gün
- Kapsam görüşmesi. Sözleşme türleri, hacim, imzayı atacak avukatlar, sapma sınıfları ve tek ölçüt.
- 2. ve 3. gün
- İnceleme rehberinin yazılı hâlinin çıkarılması. Yalnızca birinin aklında duran pozisyonlar da yazılır. Çoğu ekipte bu iş kendi başına en değerli çıktıdır.
- 4. gün
- Yetki çerçevesi ve sapma sınıfları yazılır, avukatlar okur ve düzeltir.
- 5. gün
- Kayıt biçimi kararlaştırılır, geçmiş sözleşmeler ve bilinen sapmalardan altın set kurulur, pilot tarihleri sabitlenir.
Kapsam görüşmesinin en değerli cümlesi genellikle şu oluyor: inceleme rehberiniz yazılı değilse önce onu yazarız, akış ondan sonra kurulur.
Çıkış şartları
Çalışma biterse kurumda kalanlar, dışa aktarılabilir biçimde:
- İnceleme rehberi ve sürüm geçmişi, her pozisyonun tarihi ve sahibiyle
- Sapma tanımları ve sınıfları
- Yetki çerçevesi ve sicili
- Altın set ve avukatların kaydettiği doğru cevaplar
- Çalıştırma kayıtlarının tamamı
Asıl varlık rehberdir. Akışa ne olursa olsun rehber sizde kalır, sürümlü ve her pozisyonun tarihi ile sahibi yazılı hâlde.
Üç soru
Kurulur, ama sırası değişir. Önce rehber yazılır, çünkü sapma ancak bir rehbere göre sapmadır. Rehberi yazma işi çoğu ekipte akışın kendisinden değerli bir çıktı oluyor.
Hayır. Yetki çerçevesinde dışarı açılan bir kanal yok. Metin karşı tarafa yalnızca adı belli bir avukatın kararıyla gider.
Hayır. Akış sisteminizin üzerine oturur ve onu araç olarak kullanır. Sistem sözleşmenin evidir; akış, sözleşmenin o eve nasıl geldiğini ve kimin neye karar verdiğini taşır.
Bu akışın arkasındaki kontroller çalışma standardının 3, 4 ve 6. bölümlerinde. Terimler sözlükte. Departmanın diğer üç akışı: talep karşılama, uyum operasyonu, yapay zeka yönetişimi. Başlamak için yazın.