Sözleşmelerde ön inceleme
Her taslak yazılı inceleme rehberinize göre okunur, her sapma rehberin izin verdiği alternatif hükümle işaretlenir ve bir avukat imzalamadan hiçbir metin iş birimine geri dönmez.
Sürümlenmiş bir inceleme rehberi ve adı konmuş her sapma.
Kimin için
Gizlilik sözleşmeleri ve tedarikçi şartları okunabildiğinden hızlı gelen, standart pozisyonları üç kişinin aklında duran departmanlara.
Kazanç sözleşme sayısından çok tekrar oranına bağlı. Aynı hükümlerin her hafta yeniden tartışıldığı yerde akış işe yarar; her sözleşmenin gerçekten kendine özgü olduğu yerde yaramaz.
Tetikleyici
Karşı taraftan bir taslak gelir ya da bir iş birimi standart bir sözleşmeyi imzaya çıkarmak ister. Revize dönüşleri de aynı kapıdan girer ve aynı dosyaya bağlanır.
Aşamalar
Alma
Sözleşme yüklenir ve okunmadan önce adı konmuş bir dosyaya bağlanır. Sürüm numarası, kimden geldiği ve onu getiren talep kaydedilir.
Tür tespiti
Ajan sözleşme türünü ve risk sınıfını önerir. Tür, hangi rehber bölümünün uygulanacağını belirler.
Rehberle karşılaştırma
Metin, inceleme rehberinin yürürlükteki sürümüne göre okunur. Okuma, rehberin dışına çıkmaz.
Sapma listesi
Her sapma, rehberin hangi maddesinden saptığı adıyla yazılarak işaretlenir. Sapmanın sınıfı da işaretlenir.
Alternatif hüküm önerisi
Ajan yalnızca rehberde zaten bulunan alternatifleri önerir. Yeni bir hüküm uydurmaz.
Avukat kararı
Adı belli bir avukat sapmaları ve önerileri okur, kabul eder, değiştirir ya da reddeder.
Çıkış ve rehber geri beslemesi
İşaretli taslak iş birimine döner. Karşı tarafa gönderime avukat karar verir; ajan gönderemez. Kritik sapma, o pozisyonun adı belli sahibine gider. Rehbere girecek yeni bir pozisyon varsa ayrı bir onaydan geçer.
DOSYA 2026-117, karşılıklı bir gizlilik sözleşmesi, yedi aşamadan bir kez geçer. Dosya kurgusaldır.
Örnek kurgusaldır ve bu sitede hiçbir müvekkil işi yer almaz.
| Aşama | Dosyaya ne olur | Kayda ne yazılır |
|---|---|---|
| 01 Alma | Sürüm 2, göndereni ve talebiyle gelir ve okumadan önce adı konur. | Dosya numarası, sürüm 2, gönderen ve talep. |
| 02 Tür tespiti | Ajan tür olarak karşılıklı gizlilik sözleşmesini ve bir risk sınıfını önerir; rehber bölümü buna göre seçilir. | Tür karşılıklı gizlilik sözleşmesi, risk sınıfı ve seçilen rehber bölümü. |
| 03 Rehberle karşılaştırma | Metin, yürürlükteki rehber sürümüne göre okunur ve bu okuma rehberin dışına çıkmaz. | Karşılıklı gizlilik bölümü için yürürlükteki rehber sürümü. |
| 04 Sapma listesi | İki sapma işaretlenir: biri kritik, diğeri değil. Her biri rehber maddesine bağlanır. | İki sapmanın sınıfı, ayrıldığı rehber maddesi ve gerekçesi. |
| 05 Alternatif hüküm önerisi | Alternatif yalnızca kritik sapma için, rehberde bulunan yerde önerilir. | Alternatifin rehberdeki yeri. Diğer sapma için alternatif yok. |
| 06 Avukat kararı | Adı belli bir avukat kritik pozisyonu değiştirir, diğerini reddeder. İmzasız hiçbir şey dönmez. | Kritik pozisyonda değişiklik, diğerinde ret; her birinin gerekçesi yazılır. |
| 07 Çıkış ve rehber geri beslemesi | Taslak iş birimine döner. Kritik sapma, pozisyonun adı belli sahibine gider. | Karşı tarafa gönderim avukatta kalır. Ajan gönderemez. Rehbere yeni pozisyon açılmaz. |
Ajanın yetkisi çalışma standardının 3. bölümünde, kayıt ise 5. bölümde yazılıdır.
Ajan neyi okuyabilir, neyi tutabilir, ne yapabilir
| Okuyabildiği | Sözleşme metni ve sürümleri. İnceleme rehberi ve sürümü. Kurumun standart hüküm bankası ve imzalanmış emsalleri. Karşı tarafın kurumla önceki sözleşmeleri. |
|---|---|
| Tutabildiği | Sapma listesini, önerilen alternatifi ve avukatın kararını, kararlaştırılan saklama süresi boyunca. Sözleşme metninin dosya dışında kopyası kalmaz. |
| Yapabildiği | Türü sınıflandırır, rehberle karşılaştırır, sapmaları işaretler, rehberde var olan bir alternatifi önerir ve gerekçesini yazar. Karşı tarafa hiçbir şey gönderemez, bir sapmayı kabul edemez, rehbere yeni bir pozisyon yazamaz, imza yetkisi kullanamaz ve ticari koşul kabul edemez. |
Rehber ajanın yazabildiği bir yer değil. Rehberi bir insan değiştirir ve değişiklik tarih, yazar ve gerekçe taşır. Bu, standardın 3.6 maddesinin bu akıştaki karşılığıdır.
İnsanın imzaladığı yer
Aşama 06, her seferinde. Kritik işaretlenen bir sapma, nöbetteki avukata değil, o pozisyonun adı belli sahibine gider. Rehber dışı bir sapma kabul edilecekse adı belirlenmiş ikinci bir onay adımı tanımlanır; bu adımda onayı o pozisyonun adı belli sahibi verir. Avukat reddedebilir; ret, temizlenecek bir hata değil, çalıştırmanın geçerli bir sonucudur.
Avukatın önüne üç şey gelir: sözleşmenin ilgili maddesi, rehberin karşılık gelen maddesi ve önerilen alternatif. İnceleme derinliği, sapmanın etkisine ve geri alınabilirliğine göre belirlenir.
Kayıtta ne bulunur
Kayıt, sözleşmenin kendisinden ayrı durur ve sözleşme sürümüne bağlanır.
Bunlar alanlardır, gerçek bir dosya değil. Bu sitede hiçbir gerçek dosya içeriği yer almaz.
| Alan | İçine ne yazılır |
|---|---|
| Dosya | Dosya numarası, sözleşme türü ve risk sınıfı |
| Rehber | İnceleme rehberinin sürümü |
| Sapmalar | İşaretlenen her sapma, maddesi, sınıfı ve sapmanın gerekçesi |
| Alternatif | Önerilen hüküm ve rehberdeki karşılığı |
| Karar | Her işaretlenen pozisyon için avukatın adı, kararı ve karar gerekçesi |
| Nihai pozisyon | Kabul edilen hâl, bu pozisyonu alan kişi ve dayandığı madde ya da referans |
| Zaman damgaları | Her aşamanın gerçekleşirken yazılan zaman damgası |
| Sürüm | İncelenen sözleşme sürümü ve geldiği taraf |
| Çıkış | Karşı tarafa gönderim zamanı ve kanalı |
| Geri besleme | Rehbere girmesi önerilen pozisyon ve onay durumu |
Girişler çalıştırma olurken yazılır ve yalnızca eklenir. Bir düzeltme, düzelttiği girişi adıyla anan yeni bir giriştir. Çalışma standardının 5. bölümü bunun pratikte ne demek olduğunu yazıyor.
Pilotun ölçütü
Tek ölçütü siz seçersiniz. Önerim: hiçbir sapma kaçırılmadan avukattan dönen taslakların oranı, elle incelenmiş taslaklardan alınan bir başlangıç ölçümüne karşı. İkinci sayı ölçüt değil bilgi olarak toplanır: taslak başına avukat süresi.
Kritik hata sınıfı açıktır: sorumluluk sınırı ve tazminat maddelerindeki bir sapmanın kaçırılması. O sınıfta tek bir hata varsa akış kapıdan geçmez. Geçme eşiğini kurum belirler ve pilottan önce yazar.
Birlikte çalıştığı sistemler
Kurumsal tarafta: varsa bir sözleşme yaşam döngüsü sistemi (Ironclad, DocuSign CLM, Icertis, Agiloft, Sirion, Juro, LinkSquares), bir belge sistemi (iManage, NetDocuments, SharePoint) ve Word. Türkiye tarafında e-imza ve KEP çıkışı akışın içinde tanımlanır. Sözleşme yaşam döngüsü sisteminiz yoksa akış posta kutusu ve belge sistemi üzerinde çalışır; akışın işi size bir sözleşme sistemi kurmak değil.
LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz. Aradaki farkı arıyorsanız iş akışı, asistan ve CLM sayfası hücre hücre anlatıyor.
İlk hafta
- 1. gün
- Kapsam görüşmesi. Sözleşme türleri ve hacim, imzayı atacak avukatlar, sistemler ve tek ölçüt.
- 2. ve 3. gün
- İnceleme rehberinin yazılı hâlinin çıkarılması. Yalnızca birinin aklında duran pozisyonlar da yazılır. Çoğu ekipte bu iş kendi başına en değerli çıktıdır.
- 4. gün
- Yetki çerçevesi ve sapma sınıfları yazılır, avukatlar okur ve düzeltir.
- 5. gün
- Kayıt biçimi kararlaştırılır, başlangıç ölçümü elle incelenmiş taslaklardan alınır, geçmiş sözleşmeler ve bilinen sapmalardan altın set kurulur, pilot tarihleri sabitlenir.
İkinci ve üçüncü gün genellikle haftanın en zor kısmı olur: pozisyonları yazıya dökmek, çoğu ekibin daha önce oturup yapmadığı bir iş. Sıra her çalışmada kapsam yazısına göre belirlenir; yukarıdaki dizilim bir taahhüt değil, işin olağan sırası.
Çıkış şartları
Bu çıktılar ilk günden itibaren sizindir ve dışa aktarılabilir; çalışma bitse de sizde kalır:
- İnceleme rehberi ve sürüm geçmişi, her pozisyonun tarihi, yazarı ve sahibiyle
- Sapma tanımları ve sınıfları
- Yetki çerçevesi ve sicili
- Kayıt biçimi
- Altın set ve avukatların kaydettiği doğru cevaplar
- Çalıştırma kayıtlarının tamamı
Asıl varlık rehberdir. Akışa ne olursa olsun rehber sizde kalır, sürümlü ve her pozisyonun tarihi, yazarı ve sahibi yazılı hâlde.
Üç soru
Hayır. Sapmayı belirtir, inceleme rehberinin hangi maddesinden ayrıldığını gösterir ve yalnızca rehberde zaten bulunan bir alternatif hükmü önerir. Kararı adı belirlenmiş avukat verir.
Çoğu ekibin yazılı rehberi yoktur. İlk haftanın ikinci ve üçüncü günleri, ekibin mevcut pozisyonlarını olduğu gibi yazıya geçirmekle geçer. İş akışı hiç çalışmasa da bu belge yararlıdır.
Hayır. Böyle bir sisteminiz varsa iş akışı sözleşmeyi orada tutar. Yoksa e-posta kutusu ve belge sistemi üzerinde çalışır; ayrıca bir sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi oluşturmaz.
Bu akışın arkasındaki kontroller çalışma standardının 3, 4 ve 5. bölümlerinde. Terimler sözlükte. Departmanın diğer üç akışı: talep karşılama, uyum operasyonu, yapay zeka yönetişimi. Sekiz akışın tamamı iş akışları sayfasında. İletişime geçin