Regülasyon ve uyum operasyonu
Her bildirim geldiği anda damgalanır, rejimine göre sınıflandırılır ve kimse taslağa başlamadan süresi hesaplanır; cevap ancak kanıtı yanında dosyalanmış ve bir avukat imzalamışken çıkar.
Tek kuyruk, içindeki en sıkı süreye ayarlı.
Kimin için
Bildirimlerin, ilgili kişi başvurularının ve kurum yazışmalarının sahibi olan departmanlara. Süreyi sizin belirlemediğiniz her yerde işe yarar: pazaryeri, platform, e-ticaret, finans ve düzenlemeye tabi sektörler.
Belirti şudur: dosyaların çoğu süresinde kapanır, ama hangilerinin kapandığını gösteren tek şey birinin tuttuğu bir tablodur ve o tabloyu denetime veremezsiniz.
Tetikleyici
5651 sayılı Kanun kapsamında bir uyar-kaldır bildirimi, bir ilgili kişi başvurusu, bir yurt dışına aktarım bildirimi, bir tüketici şikâyeti ya da bir kurumdan gelen yazı. Bir süre de tek başına tetikleyicidir.
Aşamalar
Alma ve süre damgası
Bildirim tek kuyruğa düşer ve geliş anı hemen kaydedilir. Geliş, operasyonel akışı başlatır; hukuken tebliğ edilmiş sayılma tarihi ve süre, uygulanacak düzenlemeye göre belirlenir.
Tür tespiti
Ajan hangi rejime girdiğini önerir. Rejim, süreyi ve cevabın biçimini belirler.
Süre hesabı
Süre, dayandığı hükümle birlikte hesaplanır ve kuyruğa yazılır. Ajan süreyi hesaplar ve yaklaştığında uyarır.
Kanıt toplama
Cevabın ihtiyaç duyduğu kanıt listelenir ve dosyaya bağlanır. Eksik kanıt eksik olarak işaretlenir.
Taslak cevap
Cevap, o rejimin şablonunun içinde yazılır. Şablonun dışına çıkan bir cevap avukata işaretlenir.
Avukat kararı
O rejimden sorumlu kişi taslağı, süreyi ve kanıtı okur; onaylar, değiştirir ya da reddeder.
Gönderim ve kapanış
Cevap, rejimin gerektirdiği kanaldan gider. Tebliğ kaydı ve kanıt dosyaya bağlanır, dosya kapanır.
Ajan neyi okuyabilir, neyi tutabilir, ne yapabilir
| Okuyabildiği | Bildirim metni ve ekleri. İlgili olduğu dosya. Cevap şablonları ve süre tablosu. Kurumun kendi politikaları ve kayıtları. İlgili mevzuat kaynakları. |
|---|---|
| Tutabildiği | Tür tespitini, süreyi ve kanıt dizinini, kararlaştırılan saklama süresi boyunca. Kişisel veri içeren ekler dosyanın dışına çıkmaz. |
| Yapabildiği | Rejimi sınıflandırır, süreyi hesaplar ve uyarır, kanıt listesi çıkarır, şablon içinde taslak yazar. Kuruma ya da ilgili kişiye kendi başına cevap gönderemez, içerik kaldıramaz, süreyi değiştiremez ve esasa ilişkin kararı veremez. |
Süreyi hesaplayan ile süreyi değiştirebilen ayrı yerlerde durur. Ajan ilkini yapar, ikincisini yapamaz. Uyar-kaldır kararlarında imza, içerik kaldırma yetkisi olan kişide kalır.
İnsanın imzaladığı yer
Aşama 06; imzalayan, o rejimden sorumlu kişidir. Kayda hangi rejimin süreyi belirlediği de yazılır, çünkü aynı dosyada iki rejim varsa hangisinin daha sıkı olduğu sonradan sorulur.
İmzalayanın önüne üç şey gelir: giden metin, süreyi belirleyen rejim ve dosyada o ana kadar biriken kanıt. Kanıt eksikse dosya imzaya değil, tamamlanmaya geri döner.
Kişisel veri ya da uyum kapısı gereken hâllerde bu kapı avukatla aynı hatta durur ve gönderimden önce geçilir.
Kayıtta ne bulunur
Bu akışın asıl ürünü kanıt dosyasıdır. Alanlar şunlardır.
Bunlar alanlardır, gerçek bir dosya değil. Bu sitede hiçbir gerçek dosya içeriği yer almaz.
| Alan | İçine ne yazılır |
|---|---|
| Dosya | Dosya numarası ve rejim |
| Geliş | Kanal, geliş zamanı ve süre damgası |
| Süre | Hesaplanan süre ve dayandığı hüküm |
| Kanıt | Toplanan kanıt listesi ve eksikler |
| Taslak | Cevap sürümleri ve kullanılan şablon |
| Karar | Avukatın kararı, zamanı ve adı |
| Gönderim | Gönderim kanalı ve zamanı |
| Tebliğ | Tebliğ ya da teslim kaydı |
| Kapanış | Kapanış zamanı ve sonucu |
Girişler çalıştırma olurken yazılır ve yalnızca eklenir. Bir düzeltme, düzelttiği girişi adıyla anan yeni bir giriştir. Çalışma standardının 5. bölümü bunun pratikte ne demek olduğunu yazıyor.
Pilotun ölçütü
Önerim: süresi içinde gönderilen ve kanıtı dosyada eksiksiz olan cevapların oranı, kurumun kendi son çeyreğine karşı. Ölçüt pilottan önce yazılır ve başlangıç ölçümü son doksan günün dosyalarından çıkarılır. Gelişten sınıflandırmaya kadar geçen süre ikinci ölçüt değil, bilgi olarak toplanır.
Kritik hata sınıfı tek cümledir: süresi kaçan tek bir dosya. O sınıfta tolerans sıfırdır. Bu ölçüt seçildi çünkü bir denetimin soracağı soru zaten bu. Kurumun kendi ölçütü varsa o kullanılır.
Birlikte çalıştığı sistemler
Türkiye tarafında: UETS e-Tebligat, KEP ve e-imza; kurumun kendi içerik yönetim sistemi; kişisel veri envanteri ve gerekiyorsa VERBİS kaydıyla bağ. Kurumsal tarafta posta kutusu, belge sistemi ve varsa bir şikâyet ya da dosya takip aracı.
LEXSAS bunların hiçbirinin bayisi değildir ve hiçbiri için sertifikalı entegrasyon iddiasında bulunmaz. Bu akışın arka planı için pazaryeri uyum operasyonu yazısı.
İlk hafta
- 1. gün
- Kapsam görüşmesi. Hangi rejimler geliyor, kim sorumlu, hangi kanaldan cevap gidiyor ve tek ölçüt.
- 2. ve 3. gün
- Süre tablosu, gerçekten aldığınız rejimlerden kurulur. Son doksan günde kaç dosya geldiği ve kaçının süresinde kapandığı sayılır.
- 4. gün
- Yetki çerçevesi ve cevap şablonları yazılır, sorumlular okur ve düzeltir.
- 5. gün
- Kanıt dizini kararlaştırılır, geçmiş bildirimlerden altın set kurulur ve pilot tarihleri sabitlenir.
Sıra her çalışmada kapsam yazısına göre belirlenir; yukarıdaki dizilim bir taahhüt değil, işin olağan sırası.
Çıkış şartları
Çalışma biterse kurumda kalanlar, dışa aktarılabilir biçimde:
- Süre tablosu ve her sürenin dayandığı hüküm
- Kanıt şablonları ve kanıt dizini
- Cevap şablonları ve sürüm geçmişi
- Yetki çerçevesi ve sicili
- Altın set ve çalıştırma kayıtlarının tamamı
Süre tablosu, kanıt dizini ve şablonlar, bütün yazılım atılsa bile işe yarar. Bu akışın en uzun ömürlü çıktısı onlar.
Üç soru
Süreyi ekip değil, uygulanacak düzenleme belirler. İş akışı geliş anını hemen kaydeder; hukuken tebliğ edilmiş sayılma tarihini ve süreyi dayandığı hükme göre hesaplar. Ajan süre hakkında uyarı verebilir; süreyi uzatamaz.
Geliş, iş akışını tetikler ve hemen kaydedilir. UETS üzerinden elektronik tebligat, Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 9. maddesinin altıncı fıkrası uyarınca, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Aynı kural KEP’e otomatik olarak uygulanmaz: avukat, teslim kanıtından uygulanacak bildirim kuralını ve hukuki süreyi doğrular.
Hayır. Ajan sınıflandırır, dayanak belgelerini toplar ve sizin şablonunuz içinde taslak hazırlar. Adı belirlenmiş bir kişi imzalar ve ilgili düzenlemenin gerektirdiği kanaldan gönderir.
Operasyonel geliş ile hukuken tebliğ edilmiş sayılma tarihi arasındaki ayrım, Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 9. maddesinin altıncı fıkrasına dayanır.
Bu akışın arkasındaki kontroller çalışma standardının 5, 9 ve 10. bölümlerinde. Verinin ayrıntısı güvenlik ve veri işleme sayfasında. Departmanın diğer üç akışı: talep karşılama, sözleşmelerde ön inceleme, yapay zeka yönetişimi. Sekiz akışın tamamı iş akışları sayfasında. İletişime geçin