lexsas EN
HUKUK DEPARTMANLARI İÇİN

Hukuk departmanları için

Talep her yerden geliyor, hiçbiri aynı biçimde gelmiyor ve altı ay sonra kimin neye karar verdiği kimsenin elinde değil. Bu sayfa o üç sorunun hangi sırayla çözüldüğünü anlatıyor.

Şirket içi bir hukuk ekibinin sorunu bilgi eksikliği değil, kapısı olmayan bir kuyruk.

Bir salı günü

Sabah kuyruk yok, e-posta var. Satın almadan bir gizlilik sözleşmesi, pazarlamadan bir kampanya sorusu, insan kaynaklarından bir çıkış görüşmesi, bir kurumdan resmî bir yazı, bir de yeniden sorulan bir soru. Hepsi aynı gelen kutusunda, hiçbiri aynı biçimde değil.

İki avukat aynı tedarikçi sorusuna ayrı ayrı başlamış. Bir iş birimi, sonradan önemsiz çıktığı anlaşılan bir işin arkasında sıraya girmiş gizlilik sözleşmesini altı gündür bekliyor. Cuma günü gelen bir yazının süresini kimse damgalamamış.

Öğleden sonra iş biraz akıyor, ama akan işin izi kalmıyor. Karar bir e-posta cevabında, gerekçe bir toplantıda, onay bir mesajda. Üç ay sonra iç denetim bunun neye göre onaylandığını sorduğunda, cevabı bulmak yeni bir iş oluyor. Bunların hiçbiri bir avukatlık kusuru değil. Hepsi, işin girdiği bir kapı olmamasından.

Sordukları üç soru

Cevaplar aşağıda; ikisinin uzun hâli ayrı sayfalarda: güvenlik ve veri işleme ile iş akışı, asistan ve CLM farkı.

Akış kurumun kendi ortamında çalışır, ajanın okuyabileceği kaynaklar önceden sabitlenir ve veri sorumlusu kurumdur. Tasarım şartnamesi, içeriğinizi model eğitiminin dışında tutan sağlayıcı şartlarını ve hesap ayarlarını adıyla yazar; bunlar yerine oturmadan pilot başlamaz. Ayrıntısı güvenlik ve veri işleme sayfasında tek tek yazılı.

İmzayı atan avukat. Ajan öneri üretir, karar insanındır ve kayıt o kararın kime ait olduğunu gösterir. Bu, iş akışının koyduğu bir kural değil, mesleki sorumluluğun zaten olduğu yer; iş akışının yaptığı, o sorumluluğu gösterilebilir kılmak.

Aracınız cevap verir, akış işi yürütür. Elinizdeki araç akışın içinde araç olarak kullanılır; yerine bir şey satmıyorum.

Hangi akışla başlanır

Çoğu departmanda talep karşılama ve önceliklendirme. En etkileyici akış olduğu için değil, diğer üçünün sonradan karşılaştırılacağı başlangıç ölçümünü üreten tek akış olduğu için. Her talep tür, sahip ve süre taşıyan adı konmuş bir dosya hâline geldiğinde işin şekli ilk kez görünür.

  1. 01Hukuki talep karşılama ve önceliklendirmeHukuk departmanı

    Şirketin her yerinden gelen talep tek kuyruğa düşer ve adı konmuş bir dosya olarak açılır.

  2. 02Sözleşmelerde ön incelemeHukuk departmanı

    Standart sözleşmeler inceleme rehberine göre okunur ve her sapma maddesiyle işaretlenir.

  3. 03Regülasyon ve uyum operasyonuHukuk departmanı

    Bildirimler, başvurular ve kurum yazışmaları en sıkı süreye ayarlı tek listede yürür.

  4. 04Yapay zeka yönetişimi ve değişiklik kapısıHukuk departmanı

    Her yapay zeka akışının bir sicili olur ve her değişiklik bir kapıdan geçer.

Her adın yanındaki şerit, o akışın standardın en çok hangi parçalarına dayandığını gösterir; sıra: talep karşılama, yetki çerçevesi, avukat onayı, kayıt.

Sözleşmelerde ön inceleme ikinci sırada, çünkü ondan önce inceleme rehberinizin yazılı olması gerekiyor. Rehber yazılı değilse ilk iş rehberi yazmak olur; o çıktı tek başına akışın kendisinden değerli olabilir. Uyum operasyonu, süreye bağlı yükümlülüğü çok olan kurumlarda ilk sıraya geçer. Yapay zeka yönetişimi ise ne zaman başlanırsa başlansın en ucuz olduğu an bugündür, çünkü sicil geriye dönük kurulamaz.

Asıl acıtan kuyruk bunlardan biriyse oradan başlarız. Tek akış, benim önceden seçtiğim doğru akış değil. İkinci akış, birincisi değerlendirme kapısından geçmeden açılmaz; iki akışı aynı anda ölçmek, ikisini de ölçmemek demektir.

Pilot boyunca ne ölçülür

Ölçüt sizin. Aşağıdakiler önerilerdir ve hiçbiri bir sonuç vaadi değil; bunlar ölçülecek şeyler, ulaşılacak sayılar değil. Süreler her çalışmada kapsam yazısına yazılır. Kuyruğunuzun neye benzediğini, iki haftalık geçmişini okumadan bilemem.

  • Başlangıç: mevcut durum ölçülür. Seçilen ölçüt, akış kurulmadan önceki hâliyle sayılır ve bu sayı yazılmadan pilot başlamaz.
  • Birinci ay: pilot denetimli çalışır. Her çıktı avukat onayından geçer, ölçüt haftalık okunur ve kritik hata sınıfında kaç olay olduğu sayılır.
  • İkinci ay: altın set yeniden çalıştırılır. Değerlendirme kapısının sonucu geçti ya da kaldı olarak kaydedilir; kaldıysa neden kaldığı yazılır.
  • Bitiş tarihi: iki ölçüm değeri yan yana konur: başlangıç ölçümü ve bitiş ölçümü. Kararı kurum verir: akış devam eder, değişir ya da durur. Üçü de meşru sonuçtur.

Başlangıçta belirlenen bitiş tarihinde elinizde şunlar olur, akış devam etsin ya da etmesin: iş akışı tanımı, uygulanıyorsa yönlendirme kuralları, inceleme rehberi, yetki çerçevesi sicili, altın set ve çalıştırma kayıtları. Hepsi dışa aktarılabilir hâlde. Sayıların ne çıkacağını söylemeyeceğim; kuyruğunuzu okumadan bunu söyleyen biri bir broşür anlatıyordur.

Bu ne değildir

Bir lisans değil, bir platform değil ve sözleşme sisteminizin, belge sisteminizin ya da zaten para ödediğiniz asistanın yerine geçen bir şey değil. Bu ayrımın hücre hücre hâli ayrı bir sayfada.

LEXSAS bir hukuk bürosu değildir ve hukuki tavsiye vermez.

Sonraki adım

Bir akış seçin ve yazın. İlk yazıda ne göndermeniz gerektiği iletişim sayfasında maddeler hâlinde duruyor.

  1. Yaklaşık bir saatlik görüşme

    Tek bir iş akışı konuşulur: dosya türü, ekip, dokunduğu sistemler ve imzayı atacak avukat. Ücret yok, yükümlülük yok.

  2. Yazılı kapsam

    Aşamalar, yetki çerçevesi, kayıt biçimi, tek ölçüt, tarihler ve fiyat yazıya geçer.

  3. Denetimli pilot

    Akış gözetim altında çalışır, her çıktı bir avukatın onayından geçer ve sonuç geçti ya da kaldı olarak kaydedilir.

Yöntemin tamamı çalışma standardında, akışların hepsi sekiz iş akışı sayfasında, terimler sözlükte. İletişime geçin