Hukuk departmanları için

Bir salı günü

Sabah kuyruk yok, e-posta var. Satın almadan bir gizlilik sözleşmesi, pazarlamadan bir kampanya sorusu, insan kaynaklarından bir çıkış görüşmesi, bir kurumdan resmî bir yazı, bir de yeniden sorulan bir soru. Hepsi aynı gelen kutusunda, hiçbiri aynı biçimde değil.

İki avukat aynı tedarikçi sorusuna ayrı ayrı başlamış. Bir iş birimi altı gündür, sonradan önemsiz çıkan bir işin arkasında bekleyen bir gizlilik sözleşmesi bekliyor. Cuma günü gelen bir yazının süresini kimse damgalamamış.

Öğleden sonra iş biraz akıyor, ama akan işin izi kalmıyor. Karar bir e-posta cevabında, gerekçe bir toplantıda, onay bir mesajda. Üç ay sonra iç denetim bunun neye göre onaylandığını sorduğunda, cevabı bulmak yeni bir iş oluyor. Bunların hiçbiri bir avukatlık kusuru değil; kapısı olmayan bir kuyruk.

Sordukları üç soru

Cevaplar aşağıda, ve ikisinin uzun hâli ayrı sayfalarda: güvenlik ve veri işleme ile iş akışı, asistan ve CLM farkı.

Hangi akışla başlanır

Çoğu departmanda talep karşılama ve önceliklendirme. En etkileyici akış olduğu için değil, diğer üçünün sonradan karşılaştırılacağı başlangıç ölçümünü üreten tek akış olduğu için. Her talep tür, sahip ve süre taşıyan adı konmuş bir dosya hâline geldiğinde işin şekli ilk kez görünür.

1. 01Hukuki talep karşılama ve önceliklendirmeHukuk departmanı

   Şirketin her yerinden gelen talep tek kuyruğa düşer ve adı konmuş bir dosya olarak açılır.

2. 02Sözleşmelerde ön incelemeHukuk departmanı

   Standart sözleşmeler inceleme rehberine göre okunur ve her sapma maddesiyle işaretlenir.

3. 03Regülasyon ve uyum operasyonuHukuk departmanı

   Bildirimler, başvurular ve kurum yazışmaları en sıkı süreye ayarlı tek listede yürür.

4. 04Yapay zeka yönetişimi ve değişiklik kapısıHukuk departmanı

   Her yapay zeka akışının bir sicili olur ve her değişiklik bir kapıdan geçer.

Sözleşmede ön inceleme ikinci sırada, çünkü ondan önce inceleme rehberinizin yazılı olması gerekiyor. Rehber yazılı değilse ilk iş rehberi yazmak olur, ve o çıktı tek başına akışın kendisinden değerli olabilir. Uyum operasyonu, süreye bağlı yükümlülüğü çok olan kurumlarda ilk sıraya geçer. Yapay zeka yönetişimi ise ne zaman başlanırsa başlansın en ucuz olduğu an bugündür, çünkü sicil geriye dönük kurulamaz.

Asıl acıtan kuyruk bunlardan biriyse oradan başlarız. Tek akış, benim önceden seçtiğim doğru akış değil. İkinci akış, birincisi değerlendirme kapısından geçmeden açılmaz; iki akışı aynı anda ölçmek, ikisini de ölçmemek demektir.

Doksan günde ne ölçülür

Ölçüt sizin. Aşağıdakiler önerilerdir ve hiçbiri bir sonuç vaadi değil; bunlar ölçülecek şeyler, ulaşılacak sayılar değil. Süreler her çalışmada kapsam yazısına yazılır.

• Gün 0: mevcut durum ölçülür. Seçilen ölçüt, akış kurulmadan önceki hâliyle sayılır ve bu sayı yazılmadan pilot başlamaz.
• Gün 30: pilot denetimli çalışır. Her çıktı avukat onayından geçer, ölçüt haftalık okunur ve kritik hata sınıfında kaç olay olduğu sayılır.
• Gün 60: altın set yeniden çalıştırılır. Değerlendirme kapısının sonucu geçti ya da kaldı olarak kaydedilir; kaldıysa neden kaldığı yazılır.
• Gün 90: iki sayı yan yana konur, gün 0 ve gün 90. Kararı kurum verir: akış devam eder, değişir ya da durur. Üçü de meşru sonuçtur.

Doksan günün sonunda elinizde şunlar olur, akış devam etsin ya da etmesin: iş akışı tanımı, yetki çerçevesi, inceleme rehberi, altın set ve çalıştırma kayıtları. Hepsi dışa aktarılabilir hâlde. Sayıların ne çıkacağını söylemeyeceğim; kuyruğunuzu okumadan bunu söyleyen biri bir broşür anlatıyordur.

Bu ne değildir

Bir lisans değil, bir platform değil ve sözleşme sisteminizin, belge sisteminizin ya da zaten para ödediğiniz asistanın yerine geçen bir şey değil. Bu ayrımın hücre hücre hâli ayrı bir sayfada.

LEXSAS bir hukuk bürosu değildir ve hukuki tavsiye vermez.

Sonraki adım

Bir akış seçin ve yazın. İlk yazıda ne göndermeniz gerektiği iletişim sayfasında maddeler hâlinde duruyor.

1. 01

   Kısa bir görüşme

   Tek bir iş akışı konuşulur: dosya türü, ekip, dokunduğu sistemler ve imzayı atacak avukat.

2. 02

   Yazılı kapsam

   Aşamalar, yetki çerçevesi, kayıt biçimi, tek ölçüt, tarihler ve fiyat yazıya geçer.

3. 03

   Denetimli pilot

   Akış gözetim altında çalışır, her çıktı bir avukatın onayından geçer ve sonuç geçti ya da kaldı olarak kaydedilir.